Organisering

Tovholderfunktion
At arbejde med GTT forudsætter en lokal organisering og arbejdsdeling; gerne med én person som overordnet tovholder.

Tovholderens opgaver:

- Sammensætte reviewteams
- Planlægge undervisning og træning
- Den praktiske gennemførsel af journalgennemgangen:

• Randomisere og udvælge journaler
• Udarbejde lister med ID-numre
• Organisere journalgennemgangen (f.eks. lokalebookning et sted, hvor teamet har ro til at læse, aftale mellem reviewere og supervisorer, eventuelt prints af journaler eller andet materiale, at sørge for at alle har fungerende elektronisk adgang til al journalmateriale)
• Ressourceperson i forhold til eventuelle tvivlsspørgsmål
• Indsamle og opbevare arbejds- og sammentællingsark
• Opgøre resultater og planlægge, hvem der skal have indsigt i resultaterne og hvordan de anvendes i organisationen
   

Opgaver kan naturligvis deles på flere personer eller uddelegeres. Organisering af selve journalgennemgangen kan besluttes lokalt. Det anbefales dog, at reviewteams mødes minimum én gang pr. måned, hvor 20 journaler gennemgås.

Hyppigere møder, f.eks. hver 14. dag, er også en mulighed, men sjældnere end én gang pr. måned frarådes (især i starten), da metoden ”skal holdes ved lige”. Det betyder også, at hvis et medlem af teamet er fraværende i længere tid (f.eks. orlov, sygdom, længere ferie), kan det være en fordel at ”træne” på et par journaler, inden den egentlige journalgennemgang genoptages.
 
Reviewteam
Som nævnt består et reviewteam af i alt tre personer; 2 reviewere og en supervisor. Det har dog vist sig nyttigt at uddanne flere teams, så de regelmæssige journalgennemgange er knap så sårbare overfor afbud, sygdom o.l. Eksempler på, hvordan reviewteams arbejder:
 

I sammensætningen af reviewteam giver det de mest stabile resultater, hvis det samme team kan fungere i minimum et års tid. For at opnå så høj overensstemmelse mellem reviewere som muligt forudsættes det, at alle reviewere og supervisorer gennemgår samme undervisningstilbud og efterfølgende træningssession. Hvis der sker udskiftning i teamet, skal de nye reviewere/supervisorer tilbydes samme undervisnings/træning og evt. i en overgangsperiode sidemandsoplæres.

Hvordan kan reviewteamet arbejde?
En stringent anvendelse af metoden vil betyde, at alle journaler gennemgås for triggere og skader af 2 reviewere (dobbeltreview) og efterfølgende drøftes med supervisor. På den måde bliver alle medlemmer af teamet løbende kalibreret; dvs. sandsynligheden for, at de finder de samme triggere og skader hver gang, er stor. Såfremt man ønsker at ressourceoptimere kan man vælge andre løsninger efterhånden, som teamet bliver erfarent.

Det er dog af stor betydning, at teamet er veletableret og veltrænet, før man afviger fra den oprindelige metode

Figur 3: Mulig udvikkling over tid af teamets arbejde med journalgennemgang.

Der er mange forskellige versioner af, hvordan man i praksis har valgt at organisere sig i forhold til at afvige fra den oprindeligt beskrevne metode; f.eks.:
 

• Hver reviewer gennemgår 10 journaler hver og udvælger dem, de har brug for sparring på
• Hver reviewer gennemgår 10 journaler hver. De journaler, hvor der findes skader gå gennem dobbeltreview
• Hver reviewer gennemgår 10 journaler hver. Hver 2., 3. eller 4. går videre til dobbelt review
• Reviewerne sidder separat, når de kan finde tid til det og sender efterfølgende deres fund til supervisor, som gennemgår skaderne
• Reviewere afklarer fund telefonisk med supervisor
   

Uanset hvilken version, man vælger, anbefales det stærkt at foretage regelmæssige ”stikprøver”, hvor reviewere og supervisorer uafhængigt af hinanden vurderer et antal journaler eller en ”standardjournal”, sammenligner resultater og finder frem til overensstemmelsen i forhold til fund af trigger, skader og klassificering af disse.

Kalibrering af reviewere
Der mangler viden om forskellen på hhv. enkelt – og dobbeltreview; dvs. om det har betydning for resultaterne, hvorvidt alle journaler gennemgås af to reviewere.

Figur 3 er baseret på hovedsagelig svenske erfaringer, men er ikke underbygget af litteraturen eller systematiske undersøgelser. Når der træffes valg om, hvordan man vil organisere teamets arbejde, er det altid nødvendigt at overveje konsekvenser for resultaterne.

Træning af reviewteamet (inkl. supervisorer) fremhæves flere steder som vigtigt. Udover den træningsdag, der planlægges som en del af undervisningsforløbet, fungerer de første seancer med journalgennemgang også som et led i træningen – og dermed også i den løbende kalibrering af teamet. Når reviewerne sidder i samme rum og gennemgår de samme journaler opstår der ofte dialog om både triggere, deres betydning, tolkninger, mulige skader osv. Denne dialog medvirker også til at ”synkronisere” reviewerne.

Figuren nedenfor skitserer balancen mellem metoden og resultaternes pålidelighed.